Asiakasprojektiemme esittelyjä

Yliaikahakemus (YAH) - Nopea tapa hakea opintoihin yliaikaa

Asiakas: TAMK Työkalut ja tekniikat: Yliaikahakemus-sovellus

Yliajan hakeminen on Tampereen ammattikorkeakoulussa (TAMK) tärkeä prosessi, johon Eduix on toteuttanut helppokäyttöisen ja nopeasti toimivan Yliaikahakemus-sovelluksen. Tutkintosäännön mukaan opiskelijan on esitettävä normiajan ylittävästä opiskelusta selvitys koulutuspäällikölle kaksi kuukautta ennen tutkinnon normaalin suoritusajan päättymistä.

Selvityksen tulee sisältää

• suunnitelma opintojen loppuun saattamisesta
• suunnitelma opintojen ja opinnäytetyön suoritusaikataulusta.
  Selvityksen tulee pohjautua tarkistettuun opintosuunnitelmaan, ja sen tulee olla opettajatuutorin hyväksymä.

TAMKissa on ollut käytössä sähköinen yliaikalomake, joka ei vastannut Pirkanmaan ammattikorkeakoulun (PIRAMK) ja TAMKin yhdistymisen jälkeen syntynyttä uutta organisaatiorakennetta. Eroavaisuudet johtuivat muun muassa entisen PIRAMKin opiskelijoiden suoritusten erilaisesta kirjaamistavasta.

Koska TAMKissa on yhdistymisen jälkeen noin 10 000 opiskelijaa, hakemusten määrä on huomattava ja yliaikahakemusten käsittely kehittymättömillä menetelmillä tehotonta.

Uusi yliaikahakemusprosessi

Uusi helppokäyttöinen ja nopea sähköinen yliaikahakemus osaa hakea muista järjestelmistä tarvittavat opiskelijatiedot ja siirtyä prosessikuvauksen mukaisesti työvaiheissa eteenpäin automaattisesti oikeille käsittelijöille. Yliaikaa voi hakea prosesseissa N+1- ja N+2. Tavoitteena on palvella opiskelijoita mahdollisimman tehokkaasti ja hyvin.

Opiskelija tunnistetaan kirjautumisen perusteella ja lomakkeella näytetään esitäytettynä opiskelijan henkilötiedot, koulutustiedot ja opintosuoritustiedot. Yliaikahakemus siirtyy automaattisesti opiskelijan tekemän tallennuksen jälkeen opinto-ohjaajalle käsiteltäväksi.

Opinto-ohjaaja varmistaa ja hyväksyy henkilökohtaisen suoritusaikataulun. Hän merkitsee hyväksymisensä lomakkeelle viivytyksettä. Opinto-ohjaaja voi vaihtaa esitetyn jatkoajan pituutta ja tarvittaessa palauttaa hakemuksen opiskelijalle pyytääkseen lisätietoja. Opinto-ohjaaja tekemän päätöksen jälkeen yliaikahakemus siirtyy koulutuspäällikön käsittelyyn.

Koulutuspäällikkö voi vaihtaa esitettyä aikaa: aikavaihtoehdot ovat puoli vuotta tai vuosi. Lisäksi koulutuspäällikkö kirjoittaa opiskelijalle näkyvän kommentin yliaikahakemukseen liittyen. Opiskelijan koulutuspäällikkö tunnistetaan taustajärjestelmästä. Myös koulutuspäällikkö voi pyytää lisätietoja tarvittaessa opiskelijalta tai tämän opinto-ohjaajalta. Vastauksen jälkeen yliaikahakemus palautuu takaisin koulutuspäällikön käsittelyyn. Mikäli kyseessä on N+2 hakemus prosessissa on mukana myös koulutusjohtaja.

Prosessin viimeisenä käsittelijänä on opintosihteeri, joka kirjaa päätöksen Winha-järjestelmään. Yliaikahakemus-sovellus lähettää yliajan myöntämisestä tai kieltämisestä tiedon opiskelijan sähköpostiosoitteeseen. Viestiin liitetään valitusosoitus ja tietoa jatko-ohjausmahdollisuuksista.

Yliaikahakemus-sovellus lähettää kullekin käsittelijälle muistutuksen käsittelytehtävistä. Muistutus tehtävistä lähtee kerran vuorokaudessa.

Tekniikka ja liitokset muihin järjestelmiin

Yliaikahakemus-sovellus koostuu näytöistä, jotka on toteutettu portletteina TAMKin intraan (Liferay), sekä laajennoksista, jotka on asennettu Alfrescoon. Hakemuksen tiedot, liitteet ja työnkulku on tallennettuna Alfrescoon.

Portletilla on seuraavat riippuvuudet muihin järjestelmiin:

• Winha - haetaan opiskelijan opintotietoja, kuten suorittamatta jääneitä opintojaksoja
• LDAP - luetaan reititykseen käytettävät tiedot
• Alfresco - yliaikahakemus on tallennettuna Alfrescoon. Myös itse työnkulku hoidetaan Alfrescon työnkululla (joka on toteutettu JBoss:n jBPM:n päälle). Liikenne Alfrescon ja portletin välillä hoidetaan webservice-kutsuina http:n yli.
• Liferay käyttäjätietokanta - luetaan käyttäjän tietoja Liferayn "custom fields"-kentästä.
• Sähköposti - sovellus lähettää sähköpostia hakemuksen eri vaiheissa.

Tiedot pähkinänkuoressa

Asiakkaitamme

Ammattikorkeakoulut

• Diakonia-ammattikorkeakoulu
• Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu
• Laurea-ammattikorkeakoulu
• Metropolia Ammattikorkeakoulu
• Pirkanmaan ammattikorkeakoulu (nyk. osa Tampereen ammattikorkeakoulua)
• Poliisiammattikorkeakoulu
• Satakunnan ammattikorkeakoulu
• Tampereen ammattikorkeakoulu
• Turun ammattikorkeakoulu
• Vaasan ammattikorkeakoulu

Yliopistot

• Aalto-yliopisto
• Helsingin teknillinen korkeakoulu, tuotantotalouden laitos (nyk. osa Aalto-yliopistoa)
• Helsingin yliopisto
• Joensuun yliopisto (nyk. osa Itä-Suomen yliopistoa)
• Tampereen yliopisto
• Vaasan yliopisto
• Åbo Akademi

Muut oppilaitokset

• Etelä-Karjalan kesäyliopisto
• Helsingin seudun kesäyliopisto
• Hämeen kesäyliopisto
• Länsi-Suomen kesäyliopisto
• Päijät-Hämeen kesäyliopisto
• Tampereen kesäyliopisto
• Vaasan kesäyliopisto

Kaupungit ja kunnat

• Kangasala
• Kouvola
• Kuopio
• Lempäälä
• Nokia
• Oulu
• Pirkkala
• Tampere
• Ylöjärvi

Museot ja konsortiot

• Akseli-konsortio (Työväenmuseo Werstas, Työväen arkisto, Kansan arkisto, Tekniikan museo, Sähkömuseo Elektra, Helsingin yliopistomuseo, Kultamuseo ja Suomen siirtolaisuusmuseo)
• Kantapuu-konsortio (Suomen Metsämuseo Lusto, Lapin metsämuseo, Pielisen museo, Nurmeksen museo, Verlan tehdasmuseo, Möhkön ruukkimuseo sekä Suomen metsästysmuseo)
• Maaseudun sivistysliitto (Ite-museo)
• Muistaja-konsortio (Keravan museo, Hyvinkään kaupunginmuseo, Nurmijärven museo ja Mäntsälän museotoimi)
• Poliisimuseo

Yritykset ja yhteisöt

• Ammatti-instituutti Iisakki
• BIT-tutkimuskeskus
• Ekokumppanit Oy
• Hämeen maakuntaliitto
• Hämeen matkailu Oy
• Kaustisten kansanmusiikkisäätiö
• Kulttuuripoliittisen tutkimuksen edistämissäätiö Cupore
• Luoman Puutuote Oy
• Nordunet
• Pirkanmaan sairaanhoitopiiri
• Pohjois-Savon lastensuojelun kehittämisyksikkö
• Privatix Oy
• Roi Marketing Oy
• Ruotuväki-lehti
• Sanasto ry
• Siilinjärven pesis
• Sisäilmayhdistys ry
• Svenska folkskolans vänner rf
• Valtiovarainministeriö, KuntaIT -yksikkö