Alla on joitain esimerkkejä siitä, miten Eduix käyttää Confluence-wikialustaa omassa toiminnassaan.

Yrityksen sisäinen viestintä ja suurin osa dokumentaatiosta tehdään Confluence-wikissä. Kaikilla työntekijöillä on sinne tunnukset ja suurin osa materiaalista on kaikkien nähtävillä. Osa työtiloista on rajattu pienemmälle joukolle: Confluencessahan voi määritellä sivukohtaisesti, mikä ryhmä tai kuka käyttäjistä pääsee näkemään, muokkaamaan, lisäämään tai poistamaan sisältöjä. Variaatiovaihtoehtoja on lukuisia: voidaan määritellä, että käyttäjä voi vain lukea ja kommentoida sisältöjä, muttei muokata niitä tai että käyttäjä voi muokata ja lisätä sisältöjä, mutta poistamiset on estetty. Kullakin työtilalla on pääkäyttäjä, joka antaa oikeuksia edelleen käyttäjille.

Sisäisesti wikiä käytetään muun muassa ohjeiden, käyttötapausten, projektidokumenttien, referenssien, tarjouskirjeiden ja asiakascasetekstien tekemiseen. Osaa varten luo luotu valmiita mallipohjia, joiden täydentäminen on vaivatonta. Niiden avulla taataan, että eri henkilöt tekevät tarvittaessa yhdenmukaisia dokumentteja.

Wiki-sisältöjen luominen, yhdessä työstäminen, kommentointi ja julkaisu on vaivatonta, materiaaleja voidaan tarvittaessa ottaa myös tulostukseen optimoidussa pdf-muodossa ulos järjestelmästä. Erilaisten makrojen avulla on mahdollista automatisoida rutiinitöitä, esimerkiksi muistiolistaukset ovat aina ajantasaisia, kun sisältöihin liitetään oikeat leimat (avainsanat).

Uusi työntekijä pääsee helposti kiinni yrityksen tapaan tehdä asioita, kun kaikki olennainen dokumentaatio löytyy yhdestä paikasta. Wiki toimii lisäksi organisaation muistina: sieltä voidaan hakea tietoa siitä, millaisia ratkaisuja on tehty aiemmissa ongelmatapauksissa tai miten esimerkiksi vastaavissa projekteissa on ennen ollut tapana tehdä.

Wiki venyy myös julkisten nettisivujen alustaksi, kun yhden työtilan - juuri tämän mitä parhaillaan olet katsomassa - lukuoikeudet on annettu kirjautumattomalle käyttäjälle. Anonyymikäytön ohessa voidaan tarjota tietylle yhteistyötaholle rajattuja sivustoja, josta esimerkkinä on Eduixin kokoelmanhallintaohjelmiston E-kuvan asiakasportaali. Se on tehty myös wiki-alustalle, tunnuksia on yhteensä 60 useista eri asiakasorganisaatioista.

Kaikilla käyttäjillä on oikeus luoda ja muokata sisältöjä, lisätä kommentteja ja liitteitä. Asiakkaat ovat lähteneet jakamaan tietojaan ja kokemuksiaan sekä tekemään yhdessä konkreettisia dokumentteja, kuten luettelointiohjeita. Yhteisö toimii aktiivisesti, mutta siitä on myös konkreettista liiketoimintahyötyä. Portaalin avulla Eduix pystyy kokoamaan palautetta, ideoita ja jatkokehittämiskohteita E-kuva-ohjelmistoa varten.

Sosiaalnen media on siis hyvinkin käytännönläheistä ja arkipäiväistä, kun käytössä on toimivat työkalut. Confluence-wiki on osoittautunut sellaiseksi - lisäksi tarvitaan vain hyviä toimintatapoja ja tiedon jakamisen kulttuuria.

Kokoelmanhallinnan kannalta on myös kiinnostavaa lukea hierarkkisesta tietomallista. Sen käyttö mullistaisi perusteellisesti nykytyyppisen valokuvien luetteloinnin ja tallentamisen - siinä ei lähdettäisi liikkeelle enää yksittäisen valokuvan tietojen tallentamisesta, vaan tulokulma olisi asiakirja-arkistoille tyypillinen monitasoinen luettelointi. Tarve esiintyy etenkin suurissa kuvakokoelmissa: yksittäisiä kuvia on niin paljon, että niistä voidaan luetteloida vain tärkeimmäksi arvotettu aineisto.

Monitasoinen luettelointi tarkoittaisi Isomursun mukaan sitä, että kokoelman osien kuvailu toteutettaisiin hierarkkisesti yleisimmältä tasolta yksityiskohtaisemmille tasoille. Kokoelma muodostuisi erilaisista yhteenkuuluvista kokonaisuuksista eli sarjoista, jotka koostuvat esimerkiksi kansioiden muodostamista ryhmistä ja näiden osista (alaryhmät). Samaan sarjaan kuuluvat valokuvat ovat usein samaa valokuvatyyppiä, kuten negatiivit tai vedokset. Muita yhdistäviä tekijöitä voivat olla alkuperäinen tilaaja, käyttötarkoitus tai yhtenevyydet sisällöissä.

Kuvaustapahtuma taas on esimerkiksi kahden tai useamman ajallisesti peräkkäisen valokuvan joukko, jolla voi olla yhteinen kuvauskohde, kuvausympäristö tai kuvausajankohta. Alimpana hierarkiassa on yksittäisten dokumenttien tai yksittäin kuvailtujen valokuvien taso. Tämän alle voidaan vielä hahmottaa museon itsensä tuottamat jälkituotannon kuvat.

Myös digitoinnin suunnittelu -luku on hyvä kooste aiheesta. Metatietojen yhteydessä käsitellään tiedonvaihdon standardeja, joita tarvitaan tuotettaessa tarvittava metadata esimerkiksi verkkosivuille julkaistavaksi. LIDO (Lightweight Information Describing Objects) mahdollistaa järjestelmien tiedonvaihdon ja sitä käytetään esim. Europeana-portaalissa julkaistavien kuvien metatiedoissa. Standardi tukee tiedon haravointia ja se on nimensä mukaisesti myös kevyt: siinä on vain kolme pakollista elementtiä (yksilöivä tunnus, luettelointikohteen tyyppi ja luettelointikohteen nimi).

LIDO on tullut tutuksi myös muutamille Eduixin E-kuva-asiakkaille. Kantapuu-konsortion kuvia on jo sen avulla viety Europeana-portaaliin. Siinä tehtyä mäppäystyötä on hyödynnetty myös Arjen historia -konsortion kuvissa, joiden metatietojen LIDOon liittämistä on pohjustettu Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) -hankkeessa.

Lisätietoa tapahtumasta ja esitysten tallennukset ovat katsottavissa osoitteesta www.it2011.fi

Eduix Oy:n toimitusjohtaja ja perustaja Rami Heinisuo piti tapahtumassa puheenvuoron "SOA siellä - vetelä täällä? Palvelupohjaisuus tietojärjestelmäkehityksessä.". Ks. videotallenne ja esitys pdf-muodossa.

Eduix Oy 15 vuotta 2011.

Lisäksi Confluencen ulkoasu on mahdollista muokata näyttämään sellaiselta kuin halutaan - siinä voidaan käyttää organisaation graafista ilmettä, halutunlaisia navigointirakenteita ja sisältöelementtejä. Esimerkiksi Eduixin omat nettisivut on tehty hyödyntäen Confluencea ja sen lisäosia.

Aiemmin Eduixin nettisivuja pidettiin yllä omalla erillisellä sovelluksella. Nyt haluttiin päästä siitä eroon, joten sisältöjä varten luotiin oma uusi työtila Eduixin Confluence-wikiin. Sen ulkoasu räätälöitiin halutun näköiseksi käyttämällä Atlassianin Theme Builder -lisäosaa.

Eduix.fi-etusivu koostuu nyt osin staattisista, osin dynaamisista osista.

Staattisia ovat ylälaidan navigointipalkki, yhteystiedot, linkit yhteydenottolomakkeeseen ja tarjottaviin tuotteisiin ja palveluihin. Dynaamisia osia ovat uutiset ja asiantuntija-artikkelit. Dynaamisten osien ylläpito on vaivatonta: niiden sisältöjen luomisessa käytetään Confluencen Tiedote-sisältötyyppiä (News), jonka leimojen avulla määritellään, mikä tulee näkyville artikkelina, mikä uutisena.

Myös kielenmukaisten aikaleimojen määrittely on vaivatonta. Siihen tarvitaan Atlassianin Page Information -lisäosaa, jonka avulla voidaan muun muassa asettaa suomenkielisten sivujen päivitystietojen aikaleimat kirjoitettavaksi suomen kielen käytäntöjen mukaan, englanninkielisillä taas heidän käyttämässään muodossa.

Kun Eduixin nettisivujen sisällöt on koottu yhteen Confluence-työtilaan, niiden näkyminen osoitteessa www.eduix.fi on määritelty helposti Virtual Host -lisäosan avulla, jossa määritellään virtuaalipalvelimien viittaukset. Virtual Host -lisäosa on Eduixin omaa tuotantoa.

Jos jokin estää projektia onnistumasta, ei maininta loppuraportissa enää auta tilanteen pelastamisessa. Ei edes silloin, kun riskeistä on selvästi kerrottu projektin väliraportissa sivulla 47. Kun seurattavana on iso joukko projekteja, pitää projektin yleisen terveydentilan olla helposti nähtävissä ja lisätietojen tarvittaessa saatavilla.

Raportoinnin ympärille ei ole syytä luoda niin raskasta byrokratiaa, että projektipäällikön kaikki aika kuluu tietopyyntöjen täyttämiseen. Aikaa säästyy, kun raportointia voidaan mukauttaa ja samalla lomakkeella kysytään sekä tunnuslukuja että seurataan laadullisia mittareita.

E-lomake antaa mahdollisuuden luoda juuri sellaiset raportointilomakkeet kuin tarvitaan. Lomake muuttuu vastausten mukaan, eikä kaikkia kysymyksiä näytetä kaikille. Myös ohjaustiedot kuten raportointijaksojen ajankohdat, valikoissa näkyvät toimintayksiköt jne. ylläpidetään E-lomakkeella. Raporttiyhteenvetoon poimitaan tietoja vain sovituista kentistä, jotka voidaan sijoittaa lomakkeille vapaasti.

Projektin vetäjä täyttää joka raportointijaksolla projektin seurantalomakkeen. Tämän lisäksi Projektin perustiedot ja Taloustiedot -lomakkeet täytetään ainakin kerran.

Raportointijaksot sekä taustatietojen vaihtoehdot (mm. toimialat, toimintayksiköt) ovat ylläpitäjän hallinnassa.

Eri lomakkeilla syötettyjä tietoja yhdistelemällä syntyy RATE-mittaristo, jossa liikennevalot kertovat miten projektilla sujuu: ovatko resurssit, aikataulu, tuotokset ja eurot (tähän mennessä käytetty) kuten niiden pitäisikin tässä vaiheessa projektia olla.

RATE-mittaristo huomioi projektin keston ja suhteuttaa kustannukset projektin vaiheeseen.

Projektin tehtävänä on määritellä, suunnitella ja toteuttaa uusi koulutuksen suunnittelutyökalujen muodostama palvelukokonaisuus, joka korvaa käytössä olevan Toisu / vuosisuunnittelujärjestelmän sekä liittää olemassa olevat Totsu ja OPS editori järjestelmät osaksi palvelukokonaisuutta. Projektin tehtävänä on myös kartoittaa molempien organisaatioden palvelu- ja tietotarpeet nyt ja lähitulevaisuudessa sekä luoda palvelukokonaisuuteen vaatimusmäärittelyn mukaiset muut palvelut.

Projektin tavoitteena on rakentaa uusi järjestelmäkokonaisuus palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaisesti, jossa eri palvelut on integroitu keskenään siten, että niiden tuottamat tiedot ovat kaikkien tietoja tarvitsevien palveluiden käytettävissä.

Lähtökohta

Nykyinen järjestelmäarkkitehtuuri on syntynyt vuosien saatossa ja johtanut sekavaan tulokseen. Järjestelmien ylläpito ja häiriötilanteiden selvittäminen on koettu ongelmalliseksi.

Esiselvitys

Esiselvitysvaiheessa Eduix Oy:n asiantuntijat kävivät läpi yhdessä asiakkaan kanssa nykyisen järjestelmäarkkitehtuurin aiheuttamat ongelmat sekä selvitettiin, miten nykyiset ongelmat voitaisiin ratkaista. Esiselvitysvaiheen aikana selvitettiin, mitä järjestelmäarkkitehtuurilta pitäisi vaatia, jotta nykyiset ongelmat voitaisiin ratkaista. Palvelupohjainen arkkitehtuuri koettiin sopivimmaksi, koska se mahdollistaa palveluiden uudelleenkäytön. Samaan aikaan selvitettiin voitaisiinko ratkaisussa käyttää Kuali-yhteisön ratkaisuja (www.kuali.org).

Kuali-moduulien käyttäminen sellaisenaan koettiin ongelmalliseksi eikä Kuali-palvelualusta vastannut Metropolian ja TAMKin palvelualustoille asetettamia vaatimuksia.

Määrittely

Määrittelyvaiheen aikana käytiin läpi opetussuunnitteluun liittyvät prosessit ja muodostettiin näiden pohjalta käyttäjätarinat. Laadittiin Toiminnallinen vaatimusmäärittely, jonka perusteella laadittiin Tekninen vaativuusmäärittely.

Ominaisuudet

Selkeä järjestelmäarkkitehtuuri
Pääperiaatteena on tehdä arkkitehtuurista niin suoraviivainen, että palvelun kehittäjä voi helposti ymmärtää palvelun toimintaperiatteet sekä palveluiden ja asiakasohjelmien väliseen viestinkulkuun liittyvät ratkaisumallit.

Uudelleenkäytettävät palvelut
Palvelut toteutetaan OSGi-pohjaisina erillisinä moduuleina ja rajapinnat julkaistaan standardeja käyttäen. Palveluiden uudelleenkäytettävyys pienentää tietojärjestelmien kehitykseen tarvittavia resursseja.

Helppo räätälöitävyys
Palvelut on suunniteltu modulaarisiksi ja käyttöliittymät on erotettu palvelumoduuleista. Tämä mahdollistaa erilaisten käyttöliittymien toteuttamisen helposti palvelurajapintojen päälle. Palvelurajapintoja voidaan hyödyntää myös mobiililaitteille tehtävissä käyttöliittymissä.

Versionhallinta
Kuka teki ja mitä teki. Versionhallinta auttaa käyttäjiä seuraamaan tehtyjä muutoksia opintojaksoihin, -kokonaisuuksiin ja opetussuunnitelmiin ja tarvittaessa palauttamaan jonkin aiemmista versioista. Ominaisuutta voidaan hyödyntää mm. organisaation muutosten hyväksyttämisprosessissa.

Dynaamiset rakenne-elementit
Ratkaisumalli pohjautuu Kuali Student -moduulissa käytettyyn Learning Unit -käsitteeseen. Opetussuunnitelman rakenne muodostuu abstrakteista rakenne-elementeistä, jotka voivat olla esimerkiksi opintojaksoja tai opintokokonaisuuksia.

Tiedonsiirrot
Tietomalli pohjautuu tietyiltä osin M1-määrittelyn mukaisiin malleihin ja järjestelmästä on mahdollista saada opetussuunnitelma ulos M1-määrittelyn mukaisena XML-tiedostona.

Kokemukset

Alkuun Peppi-projektissa käytettiin paljon aikaa organisaatioiden toimintakulttuurien ja niiden erilaisuuksien hahmottamiseen. Toimintamallit eri koulutusaloilla olivat ja ovat merkittävät, mikä aihetuttaa järjestelmän kehitystyölle omat haasteensa. On täytettävä lukuisia erilaisia tarpeita.

Valmiita teknisiä ratkaisuja ei juurikaan löytynyt. Tietojärjestelmän perusta oli luotava alusta alkaen.

Hyödyllisiä toimintamalleja ja ominaisuuksia löydettiin evaluoimalla olemassa olevia, maailmalta löytyviä, tietojärjestelmiä. Esimerkiksi Kuali Student (http://www.kuali.org ) tarjosi toimivia ratkaisumalleja, joita Peppi-projektissa jatkossa hyödynnetään.

Kansallisista lähtökohdista olevaa selvitystyötä opetussuunnittelun työkalujen kehittämiseen ei ollut käytössä. Näin ollen kaikki selvitystyö jouduttiin tekemään itse.

Arkkitehtuurin perustaan ja toteutukseen vaikuttavia ratkaisumalleja

Kuali -Foundation - http://www.kuali.org
Raketti-hanke - http://raketti.csc.fi/
JHS-suositukset
Julkishallinnon perustietovarantojen rajapinnat (PERA) -työryhmän välitulokset
M-määritykset

Lisätietoja

Eero Manninen
eero.manninen at eduix.fi
puh. +358 40 730 1535

Kari Tuononen
kari.tuononen at eduix.fi
puh +358 40 587 1473

Confluencen valintaan vaikutti se, että järjestelmä oli vanhastaan tuttu ja se mahdollisti nopean palvelun kehittämiseen sekä erilaiset integraatiot. Keskeisimpänä riippuvuutena hankkeen alussa tiedettiin olevan käyttäjätietojen saaminen Shibboleth-pohjaisesti.

Aalto-yliopisto käyttää Confluencea paitsi intranet-tiedottamisessa myös erilaisten opetuksen ja tutkimuksen työryhmien työskentelytilana. Nämä työryhmä-wikit haluttiin integroida osaksi intranet-kehitystyötä, koska niissä oli merkittäviä samankaltaisuuksia teknisissä tarpeissa.

Ratkaisu

Määrittelyn jälkeen päädyttiin ratkaisuun, jossa Confluencen sisältö (sivut) profiloitaisiin metadatan avulla. Tähän metadataan verrataan käyttäjän laajennettua profiilitietoa, kuten roolia eri organisaatioissa, fyysistä sijaintia sekä kieliasetuksia. Näiden sekä sisällön muiden ominaisuuksien perusteella sisällöstä muodostetaan nostoja erilliseen palvelun etusivustona toimivaan Confluence-työtilaan. Leimoja (labels) ei käytetty sisällön koodaamisessa ja kohdentamisessa, ne jätettiin kokonaisuudessaan sisällönkuvailun käyttöön normaaliin Confluence-tapaan.

Koska palvelu on erittäin laaja ja käytössä on jo alussa kaksi erillistä Confluence-asennusta, mahdollistettiin sisällön haku ja osoittaminen myös asennusten välillä tekemällä hakutoimintoon niiden välillä integraatio.
Palvelua varten kehitettiin uusia ulkoasuja asiakkaan tyylikirjastojen avulla. Erityisesti etusivuston asema oli tässä huomattava. Lopputulos antaa käyttäjälle yhtenäisen vaikutelman ja tekee pesäeron normaalien Confluence-wikien käyttötapoihin.

Yhteisöominaisuuksia korostettiin paitsi Confluencen verkosto (network)-ominaisuudella myös integroimalla palveluun erillinen keskustelupalstajärjestelmä. Keskustelujen integrointi on kahdensuuntainen, eli Confluence esittää keskustelujärjestelmän sisältöä ja linkkejä sivujen alalaidassa ja keskustelupalstajärjestelmä esittää osaltaan Confluencen linkkejä ja sisältöä soveltuvin osin.

Toteutetut uudet toiminnot

Järjestelmäkokonaisuutta varten tarvittiin useita uusia Confluence-laajennuksina (plugin) asennettavia toimintoja. Seuraavassa on esitelty niistä keskeisimmät. Laajennukset ovat Eduix Oy:n toteuttamia.

Ulkoasulaajennus

Ulkoasu oli asiakkaalle erityisen tärkeä jo yliopiston keskeisen aseman vuoksi. Ulkoasua kehitettiin yhteistyössä Aalto-yliopiston oman henkilökunnan ja muiden graafisesta viestinnästä vastaavien tahojen kanssa. Ulkoasun suunnittelussa ei erikseen huomioitu Confluencen rajoituksia, vaan pyrittiin luomaan graafisesti tarpeita vastaava kokonaisuus. Tämä aiheutti kehityspaineita ulkoasun toteuttamisessa erilliseksi laajennukseksi, mutta yhdistämällä innovatiivisesti useita Confluencen ulkoasua laajentavia tekniikoita voitiin toteuttaa asiakkaan tavoitteita vastaava ulkoasukokonaisuus ja toiminnallisuus ilman kompromisseja.

Profiilin laajennus

Confluencen keräämä käyttäjäprofiilitieto todettiin jo hankkeen alussa riittämättömäksi tavoiteltuun profilointitasoon nähden. Aalto-yliopisto on kolmen laajan korkeakouluorganisaation yhteenliittymä, minkä vuoksi organisaatio on monihaarainen ja toimii usealla paikkakunnalla. Jotta kullekin käyttäjälle olisi mahdollista kohdentaa juuri hänelle olennaista viestintää, laajennettiin profiilia asiakaskohtaisesti erillisellä laajennusmoduulilla.
Confluencen oma profiili jätettiin koskemattomaksi, jotta järjestelmän päivitettävyys säilyisi.

Laajennettu profiili luodaan käyttäjälle tässä ratkaisussa Shibboleth-kirjautumisen yhteydessä tiedoista, jotka voidaan kirjautumisen yhteydessä päätellä. Koska asiakkaan ratkaisussa kuitenkin sallitaan tietojen muokkaaminen, voivat käyttäjät itse käydä täydentämässä ja muokkaamassa tietojaan kirjauduttuaan järjestelmään.

Kielen valinta

Järjestelmän sisältö on kaksikielinen. Käyttäjän oletuskieli määrittää sekä käyttöliittymän että sisällön kielen. Oletuskieltä voi vaihtaa käyttäjäprofiilin muokkauksessa tai nopeammin kaikilla sivuilla näkyvästä kielivalintalinkistä. Kielten määrää ei ole laajennuksessa mitenkään rajattu, laajennuksen avulla voidaan tehdä siis monikielisiä Confluence-sisältöpaketteja joustavasti.

Metadatan hallinta ja merkintä dokumentteihin

Sisällön tyypin, kohderyhmän ja ajankohtaisuuden osoittamiseksi järjestelmän sisältöjä laajennettiin metadataratkaisulla. Metadata merkitään Confluence-sivulle samalla tavoin kuin leimat, mutta metadatalle on asetettu työtilakohtaisesti tietty valikoima. Metadatasta tallennetaan metadatan nimi (key) ja arvo. Metadata-laajennus ei ota kantaa metadatan skeemaan – eri työtiloissa voi olla omat skeemansa eli niissä olevia sivuja voidaan kuvailla ja koodata eri tavoin.

Metadatana on mahdollista syöttää vapaata tekstiä tekstikenttään, validoituja sähköpostiosoitteita, kalenterin avulla valittavia päivämääriä sekä listoista valittavia arvoja joko yksi tai useita. Päivämääriä voidaan hyödyntää joustavasti sisältöjen nostoissa eli näyttämisessä, kyseessä on oikea päivämäärä eikä vain merkkijono.

Metadatan listojen avulla valitaan tässä ratkaisussa mm. sisällön kohderyhmät sekä kalenterin avulla sisällön ajankohtaisuus esimerkiksi tapahtumakalenterien yhteydessä.

Metadatan määrittäminen tapahtuu työtilan ylläpitäjien ja Confluencen ylläpitäjien välilehdillä.

Metadatalla varustetun sisällön nosto

Metadataan kohdistetaan makron avulla hakuja ja hakujen tuottamia tulosjoukkoja kutsutaan palvelussa nostoiksi. Nosto on siis dynaaminen lista linkkejä hakukriteerejä vastaaviin sisältösivuihin.

Nostoissa voidaan määritellä tuloksen muoto, kuten ulkoasu sekä se, mitä tuloksen elementtejä halutaan esittää. Elementtejä ovat mm. otsikot, tiivistelmät, muokkaajanimet sekä yksittäiset metadatan arvot. Tarvittaessa myös koko dokumentin sisältö voidaan esittää nostossa. Myös tuloksen järjestäminen haluttuun järjestykseen (esim. päivämääräjärjestys, aakkosjärjestys) voidaan tehdä manittujen elementtien avulla.
Nostojen kyselyehtoina voidaan käyttää mitä tahansa metadataa tai näiden yhdistelmää erilaisten operaattoreiden avulla. Nosto määritellään Confluence-makrona {contentbymeta} ja se toimii kuten muutkin Confluencen sisältöjä listaavat makrot.

Toteutetut uudet rajapinnat

Keskustelupalstaintegraatio

Intranet-järjestelmään integroitiin erillinen keskustelupalstajärjestelmä, ilmainen phpBB. Tähän päädyttiin, kun määrittelyn aikana havaittiin, että Confluencen oma kommentointitoiminnolla toteutettu keskustelupalsta ei laajennettunakaan kyennyt täyttämään Aalto-yliopiston yhteisöllisten keskustelujen vaatimuksia. Integraatiossa toteutettiin toiminto, jonka avulla mistä tahansa intranetin dokumentista on mahdollista avata keskustelu sekä seurata sisällöstä jo aloitettua keskustelua. Samoin keskustelusta on kyettävä palaamaan artikkeliin, joka keskustelun on virittänyt.

Lisäksi keskustelujärjestelmän tulee kyetä toimimaan itsenäisenä keskustelun alustana.

Integraation yhteydessä toteutettiin myös suosituimpien ja uusimpien keskusteluotsikoiden nosto Confluence-palveluun erillisenä laajennuksena.

Hakuominaisuuksien laajentaminen

Koska Aalto-yliopistolla on käytössään kaksi eri Confluence-asennusta, yhdistettiin näiden hakutoiminnallisuus yhdelle hakusivulle. Samoin Hakupalveluun eriytettiin henkilöhaku omaksi osakseen.
Haut hyödyntävät edelleen Confluencen tehokasta Lucene-hakua.

Kahden Confluencen-asennuksen sisällöllinen yhdistäminen

Aalto-yliopiston kaksi erillistä Confluence-palvelua yhdistettiin myös sisällöllisesti siten, että olennaiseksi katsottu osa työryhmä-wikin sisällöstä voidaan tuoda esille myös intranet-wikiin. Näitä osia ovat esimerkiksi omien suosikkityöryhmien ja -sivujen listaukset sekä viimeksi päivittyneet dokumentit. Myös käyttäjien omat henkilökohtaiset työtilat perustetaan ja linkitetään työryhmä-wiki -palveluun.

Tässä yhdistämisessä käytettiin hyväksi Confluencen olemassa olevaa rajapintaa laajentaen sen soveltuvuutta tarpeellisin osin.

Työmäärä ja konsultointi

Järjestelmän suunnittelu ja toteutus ajoittui marraskuun 2009 ja helmikuun 2010 väliin. Aikataulullisesti eniten kuormittaneita seikkoja olivat tavanomaiset intranetien suunnittelun kohteet: ulkoasusta sopiminen lukuisine kommentointeineen sekä laajan ja monikirjoisen sisällön esittämisen, ylläpidon ja hallinnoinnin suunnittelu.

Tilattu työmäärä jäi lopulta konsultoinnin ja ohjelmointityön osalta reiluun 30 henkilötyöpäivään, mistä suurin osa oli sisältöön, sisällönkuvailuun ja järjestelmän mahdollisuuksiin kohdistunutta konsultointia. Tekninen toteutus sen näennäisestä laajuudesta huolimatta vei aikaa lopulta varsin vähän. Lopputuloksena syntyi Confluencen käyttömahdollisuuksia merkittävästi lisääviä laajennuksia.

Yhteenvetoa

Projektissa todistettiin, että Confluence soveltuu hyvin laajalle yleisölle tarkoitetun intranetin alustaksi ja sisällöntuotantojärjestelmäksi, kunhan järjestelmätoimittajalla on Eduix Oy:n tavoin osaamista ja näkemystä sen laajentamisesta kustannustehokkaasti niiden toimintojen osalta, jotka eivät sisälly Confluencen perusvalikoimaan. Perinteisiin raskaisiin intranet-alustoihin verrattuna käyttöönoton vaatimat työmäärät olivat erittäin pieniä, silti lopputulos pesee käyttökelpoisuudessaan monet kalliimmat ja monimutkaisemmat järjestelmät.

Lisätietoja Eduix Oy

Juhani Gurney, teknologiajohtaja, osakas
juhani@eduix.fi

Rami Heinisuo, toimitusjohtaja, pääomistaja
rami@eduix.fi

Sijainen näkee omassa käyttöliittymässään omien varaustensa tilanteen. Uusista varauksista sekä varausten perumisista ja muutoksista ilmoitetaan tekstiviestillä.

Järjestelmä sisältää myös sijaisten käytettävissäolon ja käytön raportoinnin. Varauksen yhteyteen tallentuu esimiehen kustannuspaikkatieto, joka päivitetään automaattisesti organisaation ERP-järjestelmästä (SAP). Esimiehellä on myös mahdollisuus muokata kustannuspaikkaa varausta tehdessään.

Sijaisten tilastotiedoista (mm. saapumisajat, haetut nimikkeet) tehdään nostoja asiakkaan portaaliin henkilöstöhallinnon osioon, jolloin kokonaistilanne on helposti johdon nähtävissä.

Sijaisrekisteri ei ole irrallinen saareke, vaan suuressa yksikössä ja tuhansien sijaisten hallinnassa olennaista on integrointi taustajärjestelmiin. Esimiesten tiedot ja vastuualueet pitää saada taustajärjestelmistä automaattisesti. Integroinnin tekninen toteutustapa ei ole olennaista, vaan se että tiedot ovat Sijaisrekisterin käytössä ja että niihin voidaan luottaa.

Nostot organisaation intranet-portaaliin eivät ole mitään kallista ja turhanpäiväistä kikkailua, vaan keino tarjota toimintaa valvoville ja tarkasteleville liikennevalojen tarkkuudella tietoa siitä, miten sijaishallinta toimii. Integroinnit sijaisrekisteriin on toteutettu niin, ettei taustajärjestelmän merkillä tai mallilla ole väliä.

Eduix Oy:n toteuttamana ohjelmistona sijaisrekisteri istuu saumattomana osana sähköisen asioinnin kokonaisarkkitehtuuriin.

Lisätietoa

Klaus Nylamo & Rami Heinisuo